La coordinadora autónoma de pacientes de Konko AI le permitió a Clínica Vallejo convertir su volumen de WhatsApp en citas y cirugías agendadas brindando atención 24/7, recuperando su inversión en marketing, eliminando el cuello de botella en WhatsApp que ocasionaba la perdida de pacientes y liberando más de 40 horas de trabajo administrativo al mes para su equipo.
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En este artículo vamos a hablar de sus retos, y como la inteligencia artificial los llevó a convertirse en líderes de su especialidad en Costa Rica, invertir en nuevas tecnologías, contratar más especialistas y expandir su operación en otras locaciones.

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Sobre Clínica Vallejo
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Clínica Vallejo es una clínica de salud femenina en Costa Rica con más de 10 años de experiencia y 500+ horas de experiencia ****quirúrgica construida sobre la convicción que cada mujer merece ser escuchada, comprendida y acompañada en cada etapa de su vida. Su misión es brindar el mejor servicio y atención a sus pacientes, siempre con empatía.
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El reto: el crecimiento acelerado saturó al equipo y no podían atender la demanda

Clínica Vallejo, buscando expandir su operación, y generar más ingresos realizó una inversión sostenida en SEO y redes sociales para lograr sus objetivos, sin embargo, inicialmente no estaban viendo un retorno de la inversión, y fue entonces que luego de hacer una revisión exhaustiva a sus procesos, se dieron cuenta de que su problema estaba  en el WhatsApp de la clínica…  Se había triplicado el volumen de mensajes, y su equipo no podía cubrir la demanda.
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Ese crecimiento creó un problema nuevo: más de 30 consultas nuevas llegaban por WhatsApp cada día y el equipo de coordinación de dos personas era responsable de todas, mientras también atendía pacientes presenciales, confirmaba citas y apoyaba en las tareas administrativas.
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Por otro lado, el 40% de los mensajes llegaban fuera de horario o en fines de semana, y quedaban sin respuesta hasta el siguiente día hábil cuando las coordinadoras estaban disponibles, el tiempo promedio de respuesta era de 8 horas, la conversión estaba por debajo del 10%, el equipo no tenía entrenamiento en ventas y enviaba respuestas prediseñadas para agilizar los tiempos de respuesta aunque esto no atendiera directamente las dudas de los pacientes.
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En la clínica, tenían varias doctoras especialistas, pero debido al caos generado por el volumen de consultas, la agenda de Dra. Vallejo estaba saturada y sin espacios mientras que los demás médicos operaban al 40% de su capacidad.
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"Llegaban decenas de WhatsApps mientras atendía pacientes y se me pasaban varios. No es que no quería responder... es que no daba abasto."

— Martha Cecilia Baron, Coordinadora de pacientes

Las coordinadoras de pacientes son excelentes profesionales, pero al final del día, son humanas y estaban totalmente saturadas. Ese fue el momento en que se dieron cuenta, que necesitaban buscar una solución urgente, que les permitiera atender la demanda y brindar una mejor atención al paciente sin que eso significara contratar más personal ni trabajar horas extras.
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Cómo Konko AI fue la solución a su problema de atención al cliente en WhatsApp
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Clínica Vallejo tomó la decisión de implementar a Kora, la coordinadora autónoma de pacientes de Konko AI, para hacerse cargo del WhatsApp de la clínica
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Esta inteligencia artificial fue entrenada con los servicios, precios, perfiles de médicos y protocolos de agendamiento de la clínica. Kora se puede convertir en una extensión de la coordinadora de pacientes humana porque no solo responde preguntas, también califica pacientes, los guía al servicio correcto, maneja objeciones, conduce cada conversación hacia una cita agendada y si no tiene la respuesta adecuada, escala el caso al personal humano asegurándose de que el paciente se sienta cuidado y atendido en todo momento… Por supuesto, no solo está entrenada con la información de la clínica, sino que también aprende el tono y estilo de conversación.
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"Los pacientes ni siquiera se dan cuenta de que están hablando con una inteligencia artificial y llegan a la clínica preguntando por Kora"

— Dra. Juliana Vallejo, Coordinadora de pacientes.

Esto es lo que hace a Kora, la coordinadora de pacientes autónoma creada por Konko AI, diferente de un bot genérico de inteligencia artificial:
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Siempre está disponible y es 100% personalizada: Kora opera 24/7 en WhatsApp, se dirige a cada paciente por su nombre, adapta su tono y maneja tanto pacientes locales como internacionales. Si tu coordinadora de pacientes no está disponible, no pierdes un paciente porque Kora se encarga de guiar la conversación hasta agendar una cita.
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Diseñada para convertir mensajes en citas programadas: Kora guía cada conversación hacia pasos concretos. Desde realizar preguntas de calificación que ayuden a catalogar al paciente hasta que el paciente está listo para agendar. No se cansa, y no deja de responder  sin importar cuantos mensajes al día recibas.
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Seguimiento disciplinado: Kora re-contacta automáticamente a pacientes que no completaron su cita, lo que es difícil de realizar para una coordinadora que realiza distintas tareas cada día y además tiene que responder nuevos mensajes, de esta forma, no permite que los pacientes se pierdan por una atención al paciente deficiente.
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El equipo de coordinación ahora supervisa a Kora y tiene capacidad de intervenir cuando es necesario. Con la implementación de la inteligencia artificial, se eliminó el cuello de botella de la clínica y el equipo ahora tiene una asistente que no se cansa y a la que solo deben supervisar.
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"Con Kora no hay margen de error, me generó muchísima seguridad. Sentí que la clínica realmente estaba interesada en cuidarme. Me hacía justo las preguntas que necesitaba hacer para agendarme. Me dije wow, hay alguien detrás poniéndole corazón a agendarme."

— Ana Victoria Vargas, Paciente

El resultado: El crecimiento de Clínica Vallejo luego de implementar la asistente de IA para clínicas en Latam
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Luego de la implementación de la asistente de IA de Konko AI, clínica Vallejo tuvo un crecimiento de 6x en sus ingresos en tan solo 120 días. Los ingresos por citas y cirugías pasaron de $10,000 dólares mensuales a $60,000 dólares mensuales sin cambiar la inversión en marketing ni contratar más personal. Los pacientes que antes se perdían en una espera de 8 horas, ahora eran guiados en una conversación personalizada en segundos.
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Además, al hacer el triaje adecuado y conectar a los pacientes con el especialista correcto, Kora identificó candidatas a cirugía que en el proceso anterior se perdían y se empezaron a agendar mensualmente 2 cirugías más. Es decir, gracias a la IA, ahora se identificaban los procedimientos de alto valor y esto permitió que los ingresos de la clínica se multiplicaran.
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En resumen, lograron ganar 6 veces más, agendar 2 cirugías adicionales al mes, 100% de las consultas en WhatsApp fueron atendidas, ningún mensaje quedó sin respuesta, el equipo administrativo liberó 40 horas que ahora podían dedicar a la atención presencial de los pacientes y apoyar al equipo médico en las tareas operativas.
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"El impacto con Kora fue inmediato. Con Kora en el WhatsApp aumentamos consultas 80% en 2 meses y 2x año tras año. El equipo y las pacientes la aman."

— Dra. Juliana Vallejo, Fundadora de Clínica Vallejo

Clínica Vallejo no invirtió más en marketing, le brindó atención oportuna a la demanda que ya tenían.

El crecimiento de Clínica Vallejo no estaba limitado por la demanda, la restricción era operativa: un equipo pequeño que no podía convertir la atención en citas con la rapidez, consistencia y personalización necesarias.
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Kora no reemplazó al equipo, pero eliminó el cuello de botella permitiendo que el equipo de coordinación operara a un nivel más alto, brindando una atención al paciente de primera. Los médicos están viendo agendas más llenas, y la clínica puede seguir invirtiendo en crecimiento sabiendo que cada consulta será atendida con el mismo cuidado, sea el primer mensaje del día o el número cuarenta.
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Si quieres saber cómo Kora puede ayudar a tu clínica a eliminar el caos operativo y dejar de perder pacientes, agenda tu demo y te mostramos cómo la asistente de IA de Konko AI puede ayudarte.
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Conoce la historia de mano de sus protagonistas, haz clic aquí para conocer más sobre cómo Kora, cambió la historia de Clínica Vallejo.
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